免复制还省时间!如何在Microsoft Word进行文字与表格之间快速转换

当你想要制作一份文件,首先会想到的文书工具Microsoft Word,虽然你很常用它,但对其中的一些小功能却可能从来没有了解过,更没有去用过。有没有发生过在你输入完一长串的文字之后,发现似乎用表格来呈现更适合?过去你可能会傻傻重来,不过在Microsoft Word 里面的小功能可以让你不用这么麻烦。

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免复制还省时间!如何在Microsoft Word 进行文字与表格之间快速转换

当你觉得目前正在输入的内容比较适合表格,以前你可能有两种做法:第一个种是开新文件重新来过,第二种是拉出表格后,一格格将文字复制后贴进去。不管你用的是上述哪种方法,显然都是非常花时间与人力,当内容多时还会贴到生气。无论文字之间是用用定位点(Tab)或逗号分隔,还是以编号或专案符号格式分隔的清单,想要转换为表格其实在Microsoft Word 里面超级简单,与建立表格并手动将所有文本移动到储存格中相比,它花费的时间更少。

在Word 中将文字转换为表格(横式文字)

首先,你所输入的文字必须选用Microsoft Word 中可识别转换的编辑标记类型,举例来说,你可以使用逗号、定位点(Tab)、空格或任何其他标记区隔每个词,如果你并不确定到底是用哪一种,可以透过「常用>> 段落>> 显示/隐藏编辑标记」来查看。尤其是用定位点(Tab)转换时,你会发现表面上完全看不出来,当显示出来后会如同下图一样出现小小的方向键,有助于你后续操作。
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接下来把你想要转换的文字反白后,在上方功能表中「插入>> 表格」中选择「文字转换为表格」。
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在跳出的选项视窗中设定所需要的列数,预设情况下你所选的文字将以栏来分隔(也就是横向列表)。如果你更喜欢将它以列来显示(直向列表),在列数部分是锁定与栏数连动,请减少栏数的数量以使列数与所选的项目数量相符。
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下方自动调整行为部分可以视情况自己选用,不过预设还是用自动固定栏宽即可。然后在下方分隔文字的部分则依你使用哪种方式区隔字词来选择,如果是使用空格、顿号或其他没有直接列出来的则选用其他这项,接着把你所采用的分隔符号填入后面的栏位中。
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设定完成按下确定后,即可看到你刚刚所选的文字转换成表格,你还可以像平常编辑表格的方式增加行数、调整大小或是文字置中等。
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在Word 中将清单转换为表格

将清单转换为表格的操作与最基本的文字转表格略有不同,因为清单在你建立时已经有项目符号来区隔,这会使每个词方在单独的列中而不是栏中,但你可以视需求调整设定。想要转换清单,首先你要确认在转换后表格中是否依然要保留项目符号,如果不要保留,请在「常用>> 段落」里面将项目符号取消;若是要保留则可以跳过这一步骤。
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把想要转换的清单反白后,在上方功能表中「插入>> 表格」中选择「文字转换为表格」。你将可以看到与文字转换时同样的弹出式视窗,预设情况下,会是以列来呈现,如果你想要多栏,则可以调整栏数让列数连动即可。至于在分隔符号部分,由于清单位于单独的行上面,所以预设是「段落」就不要动它。
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设定好按下确定,你原本的清单就会以下面的样貌出现并且可供你编辑。
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将表格转换成文字

反过来,如果想要把原本制定的表格改成保留文字,或是从Excel 贴过来的表格想要转成文字形式则可以翻转上面的操作。首先将想要转成文字的表格反白。然后在上方功能表中选择「版面配置>> 资料>> 转换为文字」。
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接下来选择要用哪种符号把转换后的字词分隔开来,选好后按下确定,你可以看到原本的表格马上就被转换成文字呈现。
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这样简单几个步骤就可以快速地转换表格与文字,是不是比起一个个复制贴上简单多了?这么实用的招式却没有多少人知道,赶紧学起来,大大提升你的生产力,省下更多作业时间。

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